Le cas VLT Notaires
VLT Notaires, cabinet de 26 collaborateurs basé à Grasse, voulait un diagnostic complet avant d'engager sa transformation numérique. Nous avons mené des entretiens individuels avec tous les métiers : notaires, clercs, pôle négociation, administratif.
L'audit a documenté 10 frictions majeures et 527 000 € par an de coûts cachés, dont 328 000 € liés à la seule gestion des mails. 709 dossiers par an étaient ouverts manuellement. Le plan proposé compte 12 solutions en 3 phases, pour un investissement total de 56 000 € et un retour sur investissement estimé à environ 2 mois de plein régime.
Le cabinet a ensuite confié à Codito la refonte de son site. « Je recommande l'audit IA absolument, pour tout type de métiers », indique Jean-Philippe Vouillon, notaire associé.
Où l'IA aide une profession réglementée
L'IA prend en charge ce qui se répète. Le professionnel garde la décision, l'expertise et la validation finale. Notre article sur les appels d'offres des cabinets d'avocats détaille ce partage étape par étape.
- Trier et qualifier les mails entrants.
- Préparer l'ouverture des dossiers.
- Accélérer les recherches, cadastrales par exemple.
- Analyser des documents longs et signaler les points à vérifier.
- Préparer un premier jet à partir de la bibliothèque du cabinet.
Confidentialité et secret professionnel
Le premier risque est le plus banal : un collaborateur qui colle un document client dans une version gratuite personnelle. Une charte d'usage et des comptes professionnels le traitent avant tout projet.
Pour les projets touchant des documents sensibles, voici le cadre que nous appliquons, décrit dans notre article sur les cabinets d'avocats et à adapter à chaque profession. Les règles propres à votre métier restent à valider par vous et vos instances : nous ne délivrons pas d'avis déontologique.
- Un accord de confidentialité avant tout échange, avec restitution ou destruction des documents sur demande.
- Un modèle français (Mistral AI) et un hébergement en France (Scaleway).
- Aucun entraînement sur vos documents, aucune réutilisation pour un autre client.
- Des accès nominatifs et la trace de chaque modification.
- Si nécessaire, un déploiement dans votre propre infrastructure.
Par où commencer
L'Audit IA stratégique, dès 2 000 € HT, chiffre vos frictions et priorise les solutions. L'Accompagnement, 499 € ou 799 € HT par mois sans engagement, installe les usages et forme les équipes. Le Développement IA sur mesure, dès 3 000 € HT, construit l'outil branché sur vos données.
Un échange de 30 minutes, gratuit, permet de vérifier si l'un de ces formats vous convient.
Ce qu'il faut savoir avant de nous appeler
VLT Notaires est notre référence publiée dans ces métiers. Nous n'avons pas de cas client publié chez les avocats ou les experts-comptables : l'article sur les cabinets d'avocats décrit une méthode, avec un exemple chiffré fictif.
Les 527 000 € sont une estimation d'audit propre à ce cabinet, et ce chiffre ne se transpose pas au vôtre. Si l'information nécessaire n'existe pas ou si les volumes sont trop faibles, l'audit le dira et recommandera de ne pas automatiser.