Toutes les entreprises ont des procédures. Peu les appliquent. Elles dorment dans un dossier partagé, rédigées un jour de bonne volonté, jamais relues, déjà fausses six mois plus tard. Au moment où quelqu'un prépare un devis ou lance un projet, il fait comme il a toujours fait.
L'IA change la donne, à une condition : que la procédure soit lue au moment de l'opération. C'est ce que permet le MCP, et c'est le dispositif que nous avons installé chez Codito avant de le proposer à nos clients.
Le principe : la procédure lue avant d'agir
Une SOP, procédure opérationnelle standard, décrit comment mener une opération qui revient : préparer un devis, démarrer un projet, livrer, facturer, traiter un incident. Chez nous, un agent IA dédié aux process vérifie, avant chaque opération de ce type, quelle procédure est en vigueur, la lit, et l'applique. Si aucune procédure n'existe, il le signale au lieu d'improviser.
Le MCP (Model Context Protocol) est le câble qui rend cela possible : il relie l'assistant IA à la base où vivent les procédures, avec des droits précis. Les humains en profitent aussi : chacun peut interroger les procédures, ou proposer une modification, depuis son propre assistant, avec un accès personnel.
Une procédure, c'est une fiche structurée
Pour qu'une IA puisse s'en servir, une procédure ne peut pas être un long document libre. Chez nous, chaque procédure est une fiche avec :
- un code et un titre ;
- un domaine (commercial, projet, facturation, prestataires) ;
- un responsable, qui en répond ;
- un déclencheur : l'événement qui la met en route ;
- une preuve attendue : ce qui montre qu'elle a été appliquée ;
- une fréquence et une date de dernière revue ;
- un statut : publiée (en vigueur), à revoir, brouillon, archivée. Seule une procédure publiée fait foi.
Deux règles évitent l'inflation : une procédure naît d'un incident réel ou d'un résultat voulu, jamais d'une théorie ; et une procédure que personne ne vérifie meurt.
Les trois rendez-vous qui font vivre le système
- Avant chaque opération : l'agent lit la procédure en vigueur et l'applique.
- Chaque vendredi : un audit compte les opérations menées sans procédure, les preuves manquantes et les procédures à revoir. Notre indicateur principal est simple : le nombre d'opérations menées sans procédure dans la semaine, avec un objectif de zéro.
- Chaque lundi : un point de quelques minutes tranche ce que l'audit a remonté, avec un responsable et une échéance pour chaque action.
Les incidents ont leur propre registre : chacun est décrit, analysé, et donne lieu soit à une correction de procédure, soit à une nouvelle procédure.
Interne et prestataires : deux espaces distincts
Une partie des procédures concerne vos prestataires : comment ils livrent, ce qu'ils documentent, comment ils facturent. Nous les rangeons dans un espace séparé, que les prestataires invités peuvent lire, alors que les procédures internes, les fiches projet et les audits restent réservés à l'équipe. Une même interface, des droits distincts.
L'installer dans une PME
- Listez dix opérations qui reviennent et qui coûtent cher quand elles sont mal faites.
- Écrivez une fiche par opération, courte, avec responsable, déclencheur et preuve attendue.
- Rangez-les dans une base accessible par une interface simple et par le MCP.
- Branchez l'assistant IA de l'entreprise en lecture, et donnez-lui une consigne : lire la procédure avant d'agir.
- Fixez l'audit du vendredi, même court. Sans lui, tout le reste s'effrite.
Ce dispositif est une pièce du second cerveau de l'entreprise et de sa gouvernance de l'IA. Codito Ergo Sum l'installe avec les dirigeants qu'elle accompagne, dans le cadre de l'Accompagnement, et le fait tourner pour les organisations dont l'IA est devenue critique avec l'Accompagnement Entreprise. Pour en parler : 30 minutes avec le fondateur.
