El caso VLT Notaires
VLT Notaires, despacho de 26 colaboradores con sede en Grasse, deseaba un diagnóstico completo antes de emprender su transformación digital. Realizamos entrevistas individuales con todas las funciones: notarios, oficiales, área de negociación, administración.
La auditoría documentó 10 fricciones importantes y 527 000 € al año de costes ocultos, de los cuales 328 000 € procedían únicamente de la gestión del correo. Cada año se abrían manualmente 709 expedientes. El plan propuesto incluye 12 soluciones en 3 fases, con una inversión total de 56 000 € y un retorno de la inversión estimado en unos 2 meses a pleno rendimiento.
Después, el despacho confió a Codito el rediseño de su sitio web. «Recomiendo totalmente la auditoría IA, para todo tipo de sectores», señala Jean-Philippe Vouillon, notario asociado.
Dónde ayuda la IA a una profesión regulada
La IA se encarga de lo que se repite. El profesional conserva la decisión, la experiencia y la validación final. Nuestro artículo sobre las licitaciones de los despachos de abogados detalla este reparto paso a paso.
- Clasificar y cualificar el correo entrante.
- Preparar la apertura de expedientes.
- Acelerar las búsquedas, por ejemplo las catastrales.
- Analizar documentos largos y señalar los puntos que verificar.
- Preparar un primer borrador a partir de la biblioteca del despacho.
Confidencialidad y secreto profesional
El primer riesgo es el más corriente: un colaborador que pega un documento de un cliente en una versión gratuita personal. Una política de uso y unas cuentas profesionales lo resuelven antes de cualquier proyecto.
Para los proyectos con documentos sensibles, este es el marco que aplicamos, descrito en nuestro artículo sobre los despachos de abogados, que debe adaptarse a cada profesión. Las normas propias de su profesión deben validarlas usted y sus órganos profesionales: no emitimos dictámenes deontológicos.
- Un acuerdo de confidencialidad antes de cualquier intercambio, con devolución o destrucción de los documentos a petición.
- Un modelo francés (Mistral AI) y alojamiento en Francia (Scaleway).
- Ningún entrenamiento con sus documentos, ninguna reutilización para otro cliente.
- Accesos nominativos y registro de cada modificación.
- Si es necesario, un despliegue en su propia infraestructura.
Por dónde empezar
La Auditoría IA Estratégica, desde 2 000 € (sin IVA), cuantifica sus fricciones y prioriza las soluciones. El Acompañamiento IA, 499 € o 799 € al mes (sin IVA) y sin compromiso, instala los usos y forma a los equipos. El Desarrollo a medida, desde 3 000 € (sin IVA), construye la herramienta conectada a sus datos.
Una conversación gratuita de 30 minutos permite comprobar si alguno de estos formatos le conviene.
Lo que debe saber antes de llamarnos
VLT Notaires es nuestra referencia publicada en estas profesiones. No tenemos casos de clientes publicados entre abogados o expertos contables: el artículo sobre los despachos de abogados describe un método, con un ejemplo cuantificado ficticio.
Los 527 000 € son una estimación de auditoría propia de este despacho, y esa cifra no se traslada al suyo. Si la información necesaria no existe o los volúmenes son demasiado bajos, la auditoría lo dirá y recomendará no automatizar.