Todas las empresas tienen procedimientos. Pocas los aplican. Duermen en una carpeta compartida, redactados un día de buena voluntad, nunca releídos, ya erróneos seis meses después. Cuando alguien prepara un presupuesto o lanza un proyecto, hace lo que siempre ha hecho.
La IA cambia las reglas del juego, con una condición: que el procedimiento se lea en el momento de la operación. Es lo que permite el MCP, y es el dispositivo que implantamos en Codito antes de proponerlo a nuestros clientes.
El principio: el procedimiento se lee antes de actuar
Una SOP (procedimiento operativo estándar) describe cómo llevar a cabo una operación recurrente: preparar un presupuesto, iniciar un proyecto, entregar, facturar, gestionar una incidencia. En nuestra empresa, un agente de IA dedicado a los procesos comprueba, antes de cada operación de este tipo, qué procedimiento está vigente, lo lee y lo aplica. Si no existe ningún procedimiento, lo señala en lugar de improvisar.
El MCP (Model Context Protocol) es el cable que lo hace posible: conecta el asistente de IA con la base donde viven los procedimientos, con derechos precisos. Las personas también se benefician: cada uno puede consultar los procedimientos, o proponer una modificación, desde su propio asistente, con un acceso personal.
Un procedimiento es una ficha estructurada
Para que una IA pueda utilizarlo, un procedimiento no puede ser un documento largo y libre. En nuestra empresa, cada procedimiento es una ficha con:
- un código y un título;
- un ámbito (comercial, proyecto, facturación, proveedores);
- un responsable, que responde de él;
- un desencadenante: el acontecimiento que lo pone en marcha;
- una prueba esperada: lo que demuestra que se ha aplicado;
- una frecuencia y una fecha de última revisión;
- un estado: publicado (vigente), por revisar, borrador, archivado. Solo un procedimiento publicado hace fe.
Dos reglas evitan la inflación: un procedimiento nace de una incidencia real o de un resultado deseado, nunca de una teoría; y un procedimiento que nadie verifica muere.
Las tres citas que mantienen vivo el sistema
- Antes de cada operación: el agente lee el procedimiento vigente y lo aplica.
- Cada viernes: una auditoría cuenta las operaciones realizadas sin procedimiento, las pruebas que faltan y los procedimientos por revisar. Nuestro indicador principal es sencillo: el número de operaciones realizadas sin procedimiento en la semana, con un objetivo de cero.
- Cada lunes: una reunión de unos minutos resuelve lo que ha detectado la auditoría, con un responsable y un plazo para cada acción.
Las incidencias tienen su propio registro: cada una se describe, se analiza y da lugar o bien a una corrección del procedimiento, o bien a un nuevo procedimiento.
Interno y proveedores: dos espacios distintos
Una parte de los procedimientos afecta a sus proveedores: cómo entregan, qué documentan, cómo facturan. Los guardamos en un espacio separado, que los proveedores invitados pueden leer, mientras que los procedimientos internos, las fichas de proyecto y las auditorías quedan reservados al equipo. Una misma interfaz, derechos distintos.
Implantarlo en una pyme
- Enumere diez operaciones recurrentes que salen caras cuando se hacen mal.
- Redacte una ficha por operación, breve, con responsable, desencadenante y prueba esperada.
- Guárdelas en una base accesible desde una interfaz sencilla y mediante el MCP.
- Conecte el asistente de IA de la empresa en modo lectura y dele una consigna: leer el procedimiento antes de actuar.
- Fije la auditoría del viernes, aunque sea breve. Sin ella, todo lo demás se desmorona.
Este dispositivo es una pieza del segundo cerebro de la empresa y de su gobernanza de la IA. Codito Ergo Sum lo implanta con los directivos a los que acompaña, en el marco del Acompañamiento IA, y lo hace funcionar para las organizaciones en las que la IA se ha vuelto crítica con el Acompañamiento Empresa. Para hablarlo: 30 minutos con el fundador.
